Vorbereitet für die Vorstandssitzung

Von Bernhard Krebs

Der 2. Vorsitzende ist aufmüpfig und der Schriftführer fehlt. Der Kassier jammert und die Beisitzer sind apathisch wie eh und je. Vorbereitet ist natürlich keiner, aber mitreden will jeder. Nein, das ist nicht der Ausnahmefall, sondern die Beschreibung einer herkömmlichen Vorstandssitzung – wie sie der Vorsitzende eines Vereins so häufig erlebt.

Und weil die meisten Vorstandsmitglieder getreu Karl Valentin nach dem Motto „Es ist schon alles gesagt, nur noch nicht von allen“ verfahren, dauert so eine Sitzung auch meist bis Mitternacht. Und dabei bedarf es nur ein paar einfacher Regeln, mit er Sitzungen in seinem Sinne vorbereiten und gestalten kann.

Regel 1. Du sollst mindestens 10 Sitzungen im Halbjahr haben.

Eine Vorstandssitzung im Jahr ist definitiv zu wenig. Stellen Sie sich eine Jahreshauptversammlung vor, in deren Rahmen der Bericht des Vorsitzenden nicht mehr zu bieten hat? Im Gegenzug gaukelt ein voller Sitzungskalender umtriebige Geschäftigkeit und Erfolg vor – mag es zutreffen oder auch nicht. Zur Sollerfüllung empfiehlt es sich zudem, vor einer Sitzung eine Besprechung und davor ein kurzes Treffen anzusetzen, ebenso wie danach Nachbesprechungen in Kleingruppen einzuplanen.

Regel 2. Du sollst die Vorstandsmitglieder um Dich scharen.

Die Macht der Initiative: Laden Sie zur Vorstandssitzung ein und dies mittels E-Mailsystem. Der Macht-Psychologe weiß um die Hemmschwelle, die einer Ablehnung entgegensteht.

Sollte der aufmüpfige 2. Vorsitzende zu einer Vorstandssitzung einladen, lassen Sie ihn erst einmal warten. Sie sorgen anschließend dafür, dass andere Vorstandsmitglieder auch keine Zeit haben – und sagen kurz vor dem Termin ab. Der 2. Vorsitzende hat nun die Wahl zwischen zwei Alternativen:

  • Er storniert den Termin und verliert sein Gesicht bei allen anderen Vorstandsmitgliedern.
  • Die Sitzung findet statt – und gibt Ihnen bei allen folgenden Treffen und Sitzungen die Gelegenheit zum Kommentar: „Sorry, ich war damals nicht dabei, weil man offensichtlich keinen Wert auf meine Teilnahme gelegt hat.“

Regel 3. Du sollst für Dein Raumklima sorgen.

Banal, aber in seiner Wirkung nicht zu unterschätzen: Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer der Sitzung schwitzen, frieren oder geblendet werden. Natürlich sind Sie auf die geschaffenen, möglichst unwirtlichen Extrembedingungen vorbereitet – und profitieren von der Unkonzentriertheit der anderen.

Übrigens: Raucher zwingen Sie zur Zustimmung, indem Sie nach circa einer Stunde (der Intervall des Kettenrauchers, nach dem er seine Sucht bedienen muss) eine wichtige Entscheidung zum Thema machen.

Regel 4. Du sollst pünktlich sein.

Für den 1. Vorsitzenden bedeutet dies: pünktlich 5 Minuten zu spät. Allerdings hat er dafür gesorgt, dass ein Vertrauter 5 Minuten zu früh zur Sitzung erscheint. Und der nutzt die kurze Zeit, einen von Ihnen vorgegebenen, offensichtlich elementaren Satz (z. B. „Wir müssen nachhaltig die Innovationskraft unseres Vereins spielen.“) zu platzieren.

Und jedes Mal, wenn in der anschließenden Besprechung der Vertraute die „Innovation, wie unser 1. Vorsitzender sie versteht“ ins Spiel bringt, nutzen Sie die Gelegenheit für den Hinweis: „Ja, wenn Ihr alle pünktlich gekommen wärt.“

Regel 5. Du sollst den Stift nicht aus der Hand geben.

Nutzen Sie die Technik der Sozialpädagogen, die sich auf dem zweiten Bildungsweg zu Mediatoren ausbilden haben lassen und unzählige Firmen davon überzeugt haben, dass ein neutraler Mensch an einem Flip-Chart die Ideen eines Workshops sammeln müsse.

Seien Sie der Mann an dem Flip-Chart, seien Sie der Mann mit dem Stift! Kein Mensch wird realisieren, dass Sie in der Hektik der ideenfindenden Diskussion die eine oder andere Aussage nicht aufschreiben bzw. die Begriffe auf einem weißen Blatt Papier in Ihrem Sinne ordnen. Ein geschickter 1. Vorsitzender wird hier den Grundstein seiner Einflusssphäre legen.

Regel 6. Du sollst den „Protokollen“ huldigen.

Nutzen Sie den Umstand, dass der Schriftführer häufig fehlt (wenn nicht, MUSS er Ihr Verbündeter sein!), und die Gewohnheit der meisten Sitzungsteilnehmer, Protokolle nicht zu lesen. Schreiben (bzw. beeinflussen) Sie das Protokoll und schicken es gleich nach der Sitzung an die Vorstandsmitglieder.

Na klar, was sollte darin auch schon anderes stehen als das, was tatsächlich besprochen worden ist? Der versierte 1. Vorsitzende wird sicher keine Unwahrheit schreiben, er wird aber als Freund des interpretatorischen Protokolls zumindest dafür sorgen, dass der Nachwelt ausschließlich seine Kern-Botschaften erhalten bleiben.

Bei späteren Sitzungen dann flugs das Protokoll herangezogen – und jeder Kritiker, der anderes als das Geschrieben behauptet, muss erst einmal erklären, warum er damals keinen Widerspruch eingelegt hatte. Die Erfahrung zeigt: Diese Blöße geben sich nur Leute, die bereits ihre Vereinsmitgliedschaft gekündigt haben.

Was sagt Ihr zu den Tipps für den 1. Vorsitzenden? Teilt Ihr Sie – oder auch nicht? Habt Ihr eigene Gründe, die Euch manchmal das Vereinsleben vermiesen. Dann verratet sie uns doch bitte via Kommentar-Funktion oder einfach per eMail an blog@vereinskult.de.

 

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